Valutation Desk
1. Introductie
Deze Privacy Verklaring is bedoeld om u te informeren over de manier en (werk)wijzen waarop EY Montesquieu Valuation Desk mogelijk uw persoonsgegevens verwerkt en opslaat op de server (de “Server”) in verband met de privacy van alle betrokkenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen.
2. Wie is EY
EY verwijst naar een of meerdere ondernemingen die zijn aangesloten bij Ernst & Young Global Limited (“EYG”), waarbij iedere onderneming een afzonderlijke juridische entiteit is en kan optreden als verwerkingsverantwoordelijke.
3. Wie beheert uw persoonsgegevens?
Elke EY-firma is de verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen (contact)gegevens. In uw geval is dat EY Montesquieu Finance B.V. In paragraaf 7 (“Wie heeft toegang tot uw informatie?”) en paragraaf 10 (“Beheren van uw persoonsgegevens”) kunt u hier meer over lezen.
De Server wordt gehost in Maastricht, Nederland.
4. Waarom hebben we uw informatie nodig?
De Server bewaart telefoongesprekken die zijn gevoerd tussen u en EY, omdat deze telefoongesprekken gaan over (het assisteren bij) transacties op de kapitaalmarkt en het bewaren van telefoongesprekken heeft als doel het voorkomen c.q. beslechten van mogelijke geschillen die betrekking hebben op de inhoud van de telefoongesprekken.
Uw persoonsgegevens die op de Server worden verwerkt, worden opgeslagen totdat de bezwaartermijn voor een transactie verlopen is. Dit houdt in dat de telefoongesprekken met daarin mogelijk uw persoonsgegevens 30 dagen na het plaatsvinden van de transactie worden verwijderd.
EY baseert de verwerking van uw persoonsgegeven op de Server op de volgende rechtmatige grondslag: EY heeft in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met de klant een gerechtvaardigd belang de gevoerde telefoongesprekken met u op te nemen, dit om mogelijke geschillen die betrekking hebben op de inhoud van de telefoongesprekken tijdens en na de uitvoering van de overeenkomst te voorkomen c.q. te beslechten.
De verstrekking van uw persoonsgegevens aan EY is optioneel. Echter, indien u (een deel van) uw persoonsgegevens niet verstrekt, zijn wij mogelijk niet in staat de doeleinden te verwezenlijken waarvoor wij deze persoonsgegevens verzamelen.
5. Wat voor soort persoonsgegevens worden op de Server verwerkt?
De Server verwerkt mogelijk de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Voornaam
- Achternaam
- Bedrijfsnaam
- Audio-opnames
Deze persoonsgegevens zijn verkregen uit het telefoongesprek met u.
6. Gevoelige Persoonsgegevens
Gevoelige persoonsgegevens onthullen uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of seksuele geaardheid.
EY verzamelt niet opzettelijk uw gevoelige persoonsgegevens op de Server. Het is dan ook niet de bedoeling om dit soort informatie te verwerken.
7. Wie heeft toegang tot uw informatie?
De volgende personen/teams hebben toegang tot uw persoonsgegevens op de Server:
- Manager valuation desk
- IT-leverancier
De toegangsrechten zoals hierboven beschreven zien op het overdragen van persoonsgegevens aan de diverse jurisdicties (inclusief de jurisdicties buiten de Europese Unie) waarin EY opereert (de locaties van EY kantoren zijn opgesomd op www.ey.com/ourlocations). EY zal uw persoonsgegevens op de Server verwerken in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en professionele regelgeving in uw jurisdictie. De overdracht van uw persoonsgegevens binnen het EY netwerk wordt beheerst door EY’s Binding Corporate Rules.
8. Bewaartermijn
Het beleid en/of de procedures voor het bewaren van persoonsgegevens op de Server zijn: 30 dagen, na het plaatsvinden van de transactie. Uw persoonsgegevens worden bewaard in overeenstemming met privacy wet- en regelgeving. Na beëindiging van de bewaartermijn zullen uw persoonsgegevens worden verwijderd.
9. Veiligheid
EY zet zich ervoor in dat uw persoonsgegevens veilig zijn. Om ongeoorloofde toegang of openbaring van de persoonsgegevens te voorkomen, heeft EY technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen. Al het personeel van EY en derden die door EY worden aangesteld om uw persoonsgegevens te verwerken, zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.
10. Beheren van uw persoonsgegevens
EY zal uw persoonsgegevens niet overdragen aan derden (met uitzondering van externe partijen zoals bedoeld in paragraaf 6), tenzij u daarvoor toestemming hebt gegeven of EY hiertoe verplicht is op grond van de wet.
U heeft het recht om details op te vragen van de persoonsgegeven die EY van u heeft.
Ter bevestiging of uw persoonsgegevens op de Server zijn verwerkt of om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens op de Server, kunt u contact opnemen met uw gebruikelijke EY contactpersoon of uw verzoek mailen naar privacy.nl@nl.ey.com.
11. Rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking of overdraagbaarheid van persoonsgegevens
U kunt controleren of uw persoonsgegevens accuraat en actueel zijn. U kunt verzoeken uw persoonsgegevens te rectificeren, te verwijderen, verwerking daarvan te beperken of vragen om een kopie van uw persoonsgegevens door contact op te nemen met uw EY contactpersoon of door een e-mail te sturen naar privacy.nl@nl.ey.com.
12. Klachten
Als u bezorgd bent over een mogelijke overtreding van privacy wetgeving of enige andere regelgeving, neem dan contact op met EY’s Privacy Officer, Boompjes 258, 3011 XZ te Rotterdam of per e-mail aan privacy.nl@nl.ey.com of via uw gebruikelijke EY contactpersoon. Een EY Privacy Officer zal uw klacht onderzoeken en u informeren over hoe deze klacht wordt afgehandeld en opgelost.
Indien u niet tevreden bent over de wijze waarop EY uw klacht heeft afgehandeld, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder in uw land. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt de zaak ook verwijzen naar de bevoegde rechter in uw jurisdictie.
13. Neem contact met ons op
Indien u nog aanvullende vragen of zorgen heeft, neem dan contact op met uw gebruikelijke EY contactpersoon of stuur een e-mail aan privacy.nl@nl.ey.com.