MontesquieuDit is het vierde artikel in een reeks van zeven die ingaan op het proces dat een gemeente dient te volgen bij het verstrekken van financieringssteun. In dit artikel wordt ingegaan op het inrichten van de governancestructuur.

In artikel 2 is reeds gesproken over het structureren van de financiële uitgangspunten bij het verstrekken van financieringssteun. De afspraken die hierover worden gemaakt dienen te worden vastgelegd in de financierings- of garantieovereenkomst. Hierbij is het ook van belang dat er afspraken worden gemaakt met betrekking tot de governancestructuur van een project.

Governance
Governance is een veelomvattend begrip maar heeft in het kader van het verstrekken van financieringssteun ook een duidelijk doel: grip houden op de verstrekte steun en het beheersen van de mogelijke risico’s die hieruit kunnen voortkomen. Om dit doel te bereiken dient de gemeente zowel intern als met de marktpartij afspraken te maken over onder andere de rollen en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen, de wijze waarop de gemeente zicht en grip houdt op het project en hoe wordt omgegaan met het eventueel niet nakomen van gemaakte afspraken. Sommige afspraken zullen op basis van onderhandelingen tot stand komen. Hierbij dient de gemeente niet alleen rekening te houden met haar wens om het project te realiseren, maar ook het gemeentelijk belang met betrekking tot onder meer kosten en risico’s te laten meewegen.

Rollen en verantwoordelijkheden
Zowel de fases van het besluitvormingsproces als de fases na het verstrekken van de financieringssteun vertonen elk specifieke kenmerken. Door bij het project de juiste interne personen en externe partijen te betrekken, wordt ervoor gezorgd dat de voor de betreffende fase benodigde kwaliteiten en expertises kunnen worden ingezet. Het kan daarbij gaan om bijvoorbeeld expertise op het gebied van financiële, juridische of bouwkundige zaken. Daarnaast zijn het beschikken over het juiste netwerk en de positionering binnen de organisatie van belang.

Op het moment dat een adviseur aan de zijde van de gemeente bij een project is betrokken, dient te worden beoordeeld of deze partij op onafhankelijke basis de gemeentelijke belangen kan behartigen. Het is immers ook mogelijk dat een partij fungeert als bemiddelaar tussen de gemeente en de marktpartij. In dat geval kan zij er meer belang bij hebben om de transactie tot stand te laten komen in plaats van het sec vooropstellen van de gemeentelijke belangen. Ook wanneer de marktpartij bepaalde kennis en expertise meebrengt, dient de gemeente haar eigen belangen steeds voor ogen te houden en niet blind te varen op de expertise van deze marktpartij. Het is immers aannemelijk dat de marktpartij overwegend haar eigen commerciële belangen vooropstelt.
Daarnaast is het van belang dat elke partij weet wat er van hem wordt verwacht en wat zijn verantwoordelijkheden zijn. De hierover gemaakte afspraken dienen te worden vastgelegd, zodat deze voor eenieder duidelijk zijn en partijen erop kunnen worden aangesproken indien afspraken eventueel niet worden nagekomen.

Grip houden
Gedurende de looptijd van de financieringssteun dient de gemeente grip te houden op deze steun en haar belangen te blijven monitoren. Dit doet zij onder andere door ervoor te zorgen dat zij kan ingrijpen op het moment dat interne en/of externe ontwikkelingen hiertoe aanleiding geven. Er zijn diverse manieren waarop de gemeente ervoor kan zorgen dat zij grip houdt op de financieringssteun.

De eerste en wellicht ook belangrijkste manier is om afspraken te maken in de financierings- of garantieovereenkomst. Het gaat hierbij om afspraken die worden gemaakt met betrekking tot bijvoorbeeld de voorwaarden waaraan dient te worden voldaan alvorens de financieringssteun ter beschikking wordt gesteld, de opeisingsgronden voor de financiering, de mogelijkheid tot het stellen van additionele zekerheden en informatieverplichtingen zoals het periodiek aanleveren van (jaar)cijfers en overige documenten. De gemaakte afspraken dienen vervolgens ook periodiek te worden gemonitord en getoetst om zodoende te beoordelen of deze worden nagekomen. De wijze waarop deze zaken kunnen worden gemonitord zal in het volgende artikel nader worden besproken.

De gemeente kan er ook voor kiezen om in de realisatiefase deel te nemen aan bijvoorbeeld de projectgroep en (vervolgens) in de exploitatiefase bijvoorbeeld zitting te nemen in de raad van toezicht of de raad van commissarissen. Deze actieve deelname kan er, afhankelijk van de in de overeenkomst gemaakte afspraken, voor zorgen dat de gemeente invloed heeft op de besluiten die worden genomen.

Nakomen afspraken
Een ander onderwerp dat van belang is, is de manier waarop de gemeente omgaat met de in en buiten de financierings- of garantieovereenkomst gemaakte afspraken: gedoogt zij het wanneer de marktpartij zich niet aan de gemaakte afspraken houdt of hanteert de gemeente een strikter beleid. Om de kans op een eventuele discussie te verkleinen, dienen de gemeente en de marktpartij afspraken te maken over de eventuele gevolgen van het niet nakomen van afspraken. Deze gevolgen dienen niet alleen te worden vastgelegd in de betreffende overeenkomst maar natuurlijk ook te worden nageleefd door partijen.

Omdat elk project anders is, zal ook de (wenselijke) governancestructuur anders zijn. Wat echter voor elk project overeenkomstig is, is het belang van het vooraf vaststellen van een duidelijke governancestructuur en het vastleggen van afspraken hierover in de financierings- of garantieovereenkomst.

Montesquieu – een adviseur met ervaring
Gemeenten wordt steeds vaker de vraag gesteld om financieringssteun aan een marktpartij te verstrekken. Montesquieu wil met deze reeks artikelen gemeenten inzicht geven in de mogelijke voetangels en klemmen die zij kan tegenkomen in zo’n proces. Ons professionele team is regelmatig betrokken bij projecten waar financieringssteun aan de orde is, zodat zij altijd kan putten uit actuele ervaring. Daarnaast helpt Montesquieu gemeenten met hun financieel-strategische vraagstukken en risicomanagement. Wij zijn volledig onafhankelijk en werken samen met u aan de beste oplossing. Neemt u eens vrijblijvend contact met ons op en ontdek wat wij ook voor uw gemeente kunnen betekenen.

In deze reeks zijn ook de volgende artikelen verschenen:

De gemeente als bank?
De gemeente als bank – Afwegingskader
De gemeente als bank – Structurering
De gemeente als bank – Staatssteun
De gemeente als bank – Documentatie
De gemeente als bank – Monitoring
De gemeente als bank – Herstructurering
De gemeente als bank – Financiering vs. garantie